Come si definisce una priorità? Esistono delle domande, degli strumenti, in grado di semplificare il ribollio della mente ed organizzarsi tra progetti, bollette, affari domestici e relazioni personali.

Se stai leggendo questo artico probabilmente hai già provato ad organizzare il tuo tempo usando le ormai note ToDoList, magari ti sei anche comprato una App apposta in cui stilare un lungo elenco degli impegni presi e delle cose da fare, magari ti sei promesso di aggiornarla ogni mattina per avere idee chiare su cosa fare. Magari ha funzionato per un po’, magari anche tu hai scoperto che una semplice ToDoList non basta, che scrivere in ordine sparso le cose da fare non porta ad una maggior capacità organizzativa a lungo termine, almeno non da sola.

Cos’è che manca? Scoprilo (tecniche e metodi per organizzarti da adesso)

Come si definisce una priorità

Durante la compilazione di una semplice lista delle cose da fare, spesso ci si perde: mille cose da sistemare, alcune che sembrano risolvibili subito, altre impossibili, altre ancora di cui ti eri completamente scordato e che corri subito a sistemare, dimenticandoti quello che stavi facendo: cercavi di dare un’ordine alla tua “scrivania mentale”.

Questo capita spesso, anzi spessissimo, perché non hai in mano uno strumento che ti aiuti a distinguere cosa è importante e cosa, invece, è urgente.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante – Dwight D. Eisenhower

Uno degli strumenti più efficaci è la Eisenhower box, conosciuta anche come Eisenhower Matrix o la matrice del tempo grazie a Stephen Covey in “Le sette regole per avere successo“, la quale permette, una volta compresi alcuni concetti di base, la gestione ottimale di tempo e risorse.

Importante e Urgente

All’interno di uno strumento di gestione del tempo come definisci cosa è importante?

Potresti definire un’azione importante quando necessita in maniera imprescindibile della tua presenza, un’azione che ti coinvolge in prima persona, che ha bisogno della tua firma: che sia reale come nel caso di un contratto o espressiva, come nel taglio dialogico di una newsletter o di un articolo.

Quando invece parliamo di urgente?

La prima cosa da fare è capire la distinzione tra urgenza e fretta, la prima infatti ha dalla sua dati tangibili come ad esempio le scadenze ma rappresenta anche un agire strategico in vista del raggiungimento dei tuoi scopi; la fretta d’altra parte, è una di quelle parole di cui spesso abusiamo quasi in maniera inconsapevole, essa infatti si rifà ad un moto emotivo: abbiamo fretta non sulla base di una razionale e strategica pianificazione ma per un sentimento di mancanza, ritardo o confronto (come se ci sentissimo di perdere chissà quale treno).

L’urgenza di cui hai bisogno deve fare riferimento alla timeline del tuo progetto. È quell’azione necessaria per poter proseguire o far proseguire il team. Un’azione strategica con scadenza, insomma.

La Eisenhower box

Il “box” a cui si fa riferimento è una specie di tabella che porta a dividere ogni azione in base ad una valutazione per importanza ed urgenza.

Immagina quindi quattro quadranti ed inizia a organizzare le tue cose da fare seguendo i ragionamenti:

• importante e urgente
  Inserisci qui tutte quelle azioni da fare subito, quei progetti con scadenze e in generale tutte quelle attività che necessitano della tua presenza in tempi ristretti. Sono azioni sia importanti (richiedono te) che urgenti (sono strategiche e hanno una scadenza).
  
  
• importante ma non urgente
  Considera importanti e non urgenti i progetti del tuo cuore, quelli in cui puoi programmare piccole azioni nel lungo termine, quelli che puoi decidere quando mettere in calendario o ai quali comunque puoi dedicare altro tempo di ripensamento. Questa casella viene spesso definita del tempo di qualità.
  
  
• non importante ma urgente
  Sono urgenti non importanti tutte quelle attività pratiche che spesso è possibile delegare o risolvere più rapidamente con l’aiuto di un’app o con un gestionale (o delegandola a qualcuno): come pagare una bolletta, configurare il pagamento automatico di alcuni servizi, telefonate o incontri.
  
  
• non importante e non urgente
  Nella casella non urgente e non importante troverai in fine tutte le attività eliminabili, le perdite di tempo, ma anche i progetti secondari in cui non sappiamo ancora se investire energie.
  

Come far funzionare bene la “box”

La Eisenhower Box funziona perché mette in atto due processi fondamenti nella gestione del tempo e delle tue energie: prima di tutto ti costringe a guardare in faccia l’obiettivo, capire dove sei (rispetto al tuo obiettivo) e cosa puoi fare con ciò che hai nel momento presente. Infine ti permette di tramutare i progetti in azioni.

Per usare la tabella nel migliore dei modi infatti, ogni proposito o obiettivo va tramutato in azioni valutabili secondo il metodo importante-urgente, questo permette una programmazione efficace delle giornate e dei mesi.

Se vuoi conoscere altre tecniche utili per la gestione del tuo business e per il raggiungimento dei tuoi obiettivi ti invito a curiosare nella pagina Casa Ficaccioni Friends, un gruppo FB dedicato interamente alla formazione, in cui Lara e Matteo ti danno il massimo affinché tu possa realizzare il tuo progetto.