Perché parlare di come semplificare la Gestione del Tempo? Perché il tempo e la sua occupazione sono una costante nella vita di chiunque.
A chi non è capitato di essere in ritardo con una consegna a lavoro, con la bolletta scaduta o senza latte? E quante sono le telefonate rimandate da giorni? Le email nella casella di posta?

Nulla possiamo contro il tempo. Ecco perché è vitale capirne le regole, farle nostre e trarre il massimo vantaggio dal tempo, mentre ci destreggiamo armoniosamente nella tela delle incombenze.

Tempo e impegni: ecco come semplificare

La scansione del tempo è indiscutibile ed inesorabile. La scadenza rispettata o ignorata non concede rinvio e l’unica condotta priva di conseguenze è l’ottemperanza. Molto difficile da mettere in campo, oggi, in una realtà multisensoriale (e quindi piena di stimoli).

Una sola possibilità di riuscita e infinite di fallimento, come centrare il segno?
Necessitano un’attenta pianificazione unita alla definizione delle priorità. In una parola? Semplifichiamo!

La potenza è nulla senza il controllo

Più si va veloce più cose si fanno!

Questo è vero solo quando si sta seguendo un percorso organizzato, diversamente, si stanno compiendo azioni ad alta dispersione energetica.
Deciso un proposito, si stabiliscono le priorità, ovvero cos’ha la precedenza.

La “to do list” (lista delle cose da fare) per quanto fastidiosa nella forma e laboriosa nella sostanza, rappresenta l’unico strumento in grado di chiarirci subito le priorità: scrivere le cose da fare, ed averle sott’occhio, aumenta la consapevolezza degli impegni, chiarendoci le priorità.

Cosa sono le priorità?
Nei “Sette pilastri del successo” (di cui qui trovi anche un piacevole gioco di carte), Covey le definisce: quelle cose da fare che sono SIA urgenti (devono essere fatte subito), SIA importanti (possono essere fatte solo da me). Di fatto, imparare a distinguere cosa è urgente da cosa è importante è un’abilità che alleggerisce i nostri impegni.

Spesso ci ostiniamo a tenere in mente un impegno, che ci ruba tempo prezioso ed energie che potrebbero essere dedicate ad altro, senza accorgerci che ignorarlo ed eliminarlo è la soluzione migliore.

Programmare e organizzare

Quanto una cosa è importante (la devo fare per forza io) ma non urgente?
Parliamo di pianificazione e/o organizzazione.

L’organizzazione della nostra agenda settimanale o giornaliera è risolutiva anche per i più dispersivi. I meno esperti non devono tralasciare nessun dettaglio: anche le piccole cose richiedono tempo e sottovalutarle non è produttivo. Questo processo sembra macchinoso (e lo è, agli inizi), ma poi non solo diventa più agevole, ma ci rende più agevole tutto il resto.
Durante la pianificazione nella nostra agenda settimanale è utile usare colori o caratteri diversi: il supporto visivo ci aiuta nella categorizzazione.

Un altro metodo utile da usare per migliorare l’organizzazione è la divisione in settori di interesse: separando le attività legate alla sfera professionale da quelle legate al tempo libero e alle incombenze familiari ci si può ritrovare facilitati anche nelle decisioni da prendere circa cosa fare prima e perché. Inoltre la diversificazione  visiva ci permette di poter attribuire le varie attività e scadenze a momenti precisi della giornata e della settimana.

In poche parole, in questo modo le priorità emergeranno istantaneamente e automaticamente.

Giocare d’anticipo

Descritte le cose da fare in una lista, definite priorità e cose da pianificare, abbiamo un quadro delineato di ciò che ci aspetta. Diventa immediato decidere cosa può essere ritardato o anticipato per evitare dispersioni di tempo. A questo punto David Allen (uno dei “padri” della gestione del tempo, con i suoi libri “Detto, Fatto” e “Fatto e Bene”), consiglia:

tutto ciò che può essere fatto in meno di 2 minuti, va fatto subito, prima del resto.

Anticipare un impegno, amplifica la nostra sensazione di controllo e di potere ed è gratificante!
Spesso procrastiniamo (leggi l’articolo sul procrastinare) e ritardiamo, solo perché non percepiamo la semplicità di ciò che dovremmo portare a termine.

Evitare l’errore di sopravvalutare un impegno, lo renderebbe solo più faticoso!

L’importanza della pratica

L’abbiamo già detto: nonostante possa sembrare macchinoso, creare l’abitudine di organizzare i propri impegni è un passo fondamentale per imparare a gestire il tempo e riconoscere le priorità.

Il primo strumento su cui esercitarsi nella pianificazione è il planner, dal giornaliero al settimanale, ci sono scelte in grado di soddisfare ogni esigenza.
Esercitarsi ad usare gli strumenti che ci aiutano nell’organizzazione ci permette di arrivare ad averne sempre meno bisogno: staremo sviluppando un’attitudine interiore all’organizzazione.

Quali ne sono i diretti vantaggi?

• imparando a riconoscere il superfluo non impegneremo più spazio nel nostro archivio mentale;
• praticare l’organizzazione darà nuovo valore al nostro tempo e alle nostre potenzialità;
• poter gestire il tempo e le priorità è una sfida che migliora consistentemente la nostra vita e i nostri spazi;
• e alla fine sapremo anche riconoscere a prima vista tutto ciò ci fa guadagnare tempo e crea opportunità ed eviteremo le azioni inconcludenti.

Per cui, che ne dici di cominciare subito?